การเขียนจดหมาย

ประเภทของจดหมาย

          การเขียนจดหมายเป็นการเขียนรูปแบบหนึ่ง เขียนเพื่อสื่อสาร บอกเล่า เรื่องราว แจ้งความต้องการ หรือแสดงความคิดเห็นให้ผู้อ่านได้รับทราบ หรือ ให้ปฏิบัติตามต้องการ จดหมายมีหลายประเภท ได้แก่

• จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายที่มีเนื้อหาเป็นเรื่องเฉพาะของบุคคล เช่น จดหมายบอกเล่าข่าวสาร บอกเล่าธุระถึงญาติมิตร เป็นต้น
• จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกับบุคคลหรือหน่วยงาน อย่างเป็นทางการ เช่น จดหมายของนักเรียนถึงครูเพื่อขอลาป่วย จดหมาย ถึงผู้จัดการบริษัทเพื่อสมัครงาน จดหมายของราษฎรถึงผู้ใหญ่บ้านเพื่อขอให้ ประสานงานการติดตั้งไฟฟ้าประจําซอยในหมู่บ้าน จดหมายของบริษัทเอกชน ถึงสถานศึกษาเพื่อตอบรับความร่วมมือการจัดนิทรรศการ เป็นต้น
• จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่เขียนเพื่อติดต่อธุรกิจทางการค้า การเงิน และเศรษฐกิจ เช่น จดหมายถึงผู้จัดการบริษัทเพื่อซื้อขายสินค้า เป็นต้น
• จดหมายราชการ เป็นจดหมายที่ทางราชการมีไปถึงบุคคล หน่วยงาน ของรัฐและหน่วยงานของเอกชนในทุกเรื่องทุกกรณี

การเขียนจดหมายกิจธุระ

มีข้อควรปฏิบัติดังนี้

๑) เขียนถูกต้องตามรูปแบบของจดหมายทั่วไป คือ มีที่อยู่ วันเดือน ปี ที่เขียนจดหมาย คําขึ้นต้น เนื้อหาสาระ คําลงท้าย และชื่อนามสกุลของ ผู้เขียน การเขียนจ่าหน้าซองจดหมาย เขียนให้ถูกต้องตามที่กําหนด

๒) เนื้อหาสาระในจดหมาย ต้องระบุจุดประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการ อะไร ส่วนใหญ่จะเริ่มต้นด้วยสาเหตุของการเขียนจดหมายซึ่งจะอยู่ในย่อหน้าแรก และย่อหน้าที่สองจะบอกว่า มีจุดประสงค์อะไร และต้องการให้ผู้รับจดหมาย ดําเนินการอย่างไร

๓) ใช้ภาษาให้ถูกต้องเหมาะสม ชัดเจน และสุภาพ เช่น อาจใช้คําว่า โปรด หวังว่า กรุณา ช่วย รบกวน ขอบพระคุณ ฯลฯ ในจดหมายที่ขอความร่วมมือ เป็นต้น การใช้สรรพนามแทนตัวผู้เขียน คําขึ้นต้น และคําลงท้ายจดหมาย ควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับผู้เขียนและผู้รับจดหมาย

๔) เลือกใช้กระดาษ และซองจดหมายให้เหมาะสมกับผู้รับ

๕) เขียนด้วยลายมือที่สวยงาม สะอาดเป็นระเบียบอ่านง่าย ถ้าพิมพ์ ก็ต้องมีลักษณะเช่นเดียวกัน

การเขียนจดหมายกิจธุระใช้คําขึ้นต้น คําสรรพนาม และคําลงท้าย ให้เหมาะสมกับผู้รับ ดังนี้ 

คําขึ้นต้น เรียน…………………………..

เรียน ผู้จัดการบริษัท…..จํากัด คําลงท้าย ขอแสดงความนับถือ 

สรรพนามของผู้เขียนจดหมาย กระผม, ผม, ข้าพเจ้า (ชาย)

ดิฉัน, ข้าพเจ้า (หญิง) 

  สรรพนามของผู้รับจดหมาย ท่าน, คุณ

ตัวอย่างการจ่าหน้าซองจดหมายกิจธุระ

หมายเหตุ

*ขนาดของซองจดหมายกิจธุระ ใช้ได้ทั้งซองมาตรฐานและซองจดหมายราชการทั่วไป ขนาดซองมาตรฐาน ๔ – ๑๒ x ๑๔ – ๒๓.๕ ซม. ขนาดซองจดหมายราชการ๑๐.๗ x ๒๓ ซม. 

* รหัสไปรษณีย์ให้เขียนเป็นเลขอารบิก ตามระเบียบของการสื่อสารแห่งประเทศไทย